1. ¿Qué se entiende por “evidencia” dentro del modelo del Distintivo ESR?

 

Una evidencia es un documento que demuestra que la empresa realmente cumple con el indicador evaluado. Debe ser verificable, fechada y claramente relacionada con lo que solicita el indicador.

 

2. ¿En qué nivel ubico información tomada de mi Memoria de Sostenibilidad?

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• Si la memoria solo presenta información descriptiva del sistema, políticas o compromisos → Puede apoyar    Nivel 2

• Si presenta evidencia de acciones reales implementadas, con data de último año → Puede  apoyar Nivel 3

• Si presenta resultados comparativos de 2+ años → Puede apoyar Nivel 4

• Si describe una acción de la empresa que haya transformado el modelo de gestión de la empresa o trascendido al sector y/o que se esté generando un impacto más amplio a través de alianza. → Puede apoyar Nivel 5

 

Recordar que los niveles se abren conforme hemos subido las evidencias en el nivel inmediatamente anterior.

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3. ¿Qué pasa si un indicador no aplica a mi empresa?

 

La mayoría sí aplica, pero en el caso que no, la empresa tiene la opción de justificarlo mediante una carta formal en la que especificará claramente la razón de manera clara y verificable. La justificación debe subirse en Nivel 1.

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Algunos casos en los que un indicador no puede aplicar:

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• Por el tamaño de la empresa: las empresas micro y pequeñas no cumplen características mínimas para implementar ciertos requisitos de estructura, por ejemplo: comité ejecutivo, comité de sostenibilidad, oficial de cumplimiento.

• Por la actividad o giro del negocio:  El indicador está orientado a sectores que realizan actividades que la empresa no ejecuta.  Por ejemplo: El indicador exige control de emisiones o descargas y la empresa no es industrial.

• Por no poseer operación, un área o proceso que se relacione con el indicador.  Por ejemplo: no se generan residuos especiales o no se manejan sustancias peligrosas; la empresa no transporta productos por lo que no le aplican prácticas de logística sostenible.

• Por ubicación geográfica:  Cuando el indicador aplica únicamente a características específicas del entorno, por ejemplo relacionados con zonas vulnerables o zonas con regulaciones distintas.

• Por ausencia del riesgo: Si la empresa no está expuesta al riesgo especificado en el indicador.

 

4. Ejemplo del texto que debe tener la carta para justificar que indicador no aplica a mi empresa:

 

“El indicador sobre gestión de desechos no aplica a la empresa porque nuestras operaciones son exclusivamente administrativas. No realizamos procesos productivos, por lo que no generamos emisiones, residuos industriales ni usamos sustancias peligrosas. Se adjunta organigrama y descripción del giro para sustento.”

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5. ¿En qué nivel ubico Certificaciones que han sido otorgadas por terceros?

Las certificaciones realizadas por terceros, que prueban que la empresa ya fue evaluada y que cumple con altos estándares en esa materia → Pueden apoyar Nivel 4

 

Por ejemplo:

  - Great Place to Work

  - ISO 9001, 14001, 45001

  - Sellos de inclusión

  - Empresa B

  - Carbono Neutralidad

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6. ¿Puedo subir la misma evidencia en varios indicadores? 

 

Sí, siempre que cumpla plenamente con la información solicitada por cada indicador y esté claramente identificada.  Se recomienda añadir señalamientos o resaltar las secciones relevantes.

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7. ¿Las evidencias deben ser de este año o puedo subir anteriores?

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• Las evidencias idealmente deben tener información del último año de gestión, excepto en las que se suben en nivel 4 que deben tener un histórico de por lo menos dos años. 

• En el caso de documentos como políticas, códigos y reglamentos, deben presentarse aquellos que se encuentran vigentes.

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8. ¿Qué formato deben tener las evidencias?

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• PDF es lo más seguro y se sugiere subirlas en ese formato, sin embargo, pueden presentarse en Excel, Word,   presentaciones ppt.

• Las fotografías sueltas, sin explicación o contexto, no subirlas pues no se consideran válidas. Tampoco son válidos los links a páginas web o intranet.

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9. ¿Qué pasa si la empresa no tiene indicadores medibles?

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• Entonces quedará limitada a cumplir niveles 1 y 2.

• Para los niveles 3 y 4 se requieren datos, métricas y reportes.

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10. ¿Qué documentos sirven para comprobar capacitación?

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• Reporte que refleje número de asistentes, número de horas impartidas y fotografías con una explicación del contexto.

• Agenda o temario

• Presentación utilizada

• Lista de asistencia

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11. ¿Qué tan estrictos son con la evidencia?

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• Muy estrictos pues la evidencia es la manera que tiene la empresa de demostrar que cumple con un indicador.  

• Es muy importante que las evidencias sean claras, coherentes y que tengan relación directa con el indicador y debe especificar fecha o período al que corresponde.

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12. ¿A qué grupos de interés se refieren los indicadores del ámbito PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LA COMUNIDAD?

 

En el instrumento de postulación del Distintivo ESR® se refiere a los actores externos a la empresa influenciados directa o indirectamente por su operación:

 

a. Comunidad local:  personas y colectivos que habitan e interactúan en el entorno donde la empresa opera, como vecinos de plantas, oficinas u otros puntos de operación. 

b. Sociedad en general beneficiaria o afectada por actividades de la empresa como programas ambientales y sociales con incidencia regional o nacional (educación, inclusión, salud, etc.)

c. Organizaciones de la sociedad civil como organizaciones con los que la empresa se puede relacionar o colaborar: Fundaciones, ONG, Asociaciones comunitarias, organizaciones sociales o ambientales.

d. Gobiernos locales y autoridades comunitarias que representen interés colectivo territorial: juntas barriales y parroquiales, municipios, gobiernos provinciales.

e. Grupos vulnerables o prioritarios dentro de la comunidad: cuando la empresa identifica y atiende específicamente a poblaciones en situación de vulnerabilidad, excluidas o con necesidades particulares.

 

No se incluen los grupos de Clientes/Consumidores, Colaboradores y Proveedores los cuales tienen asignados sus propios ámbitos para efectos de su evaluación.

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13. ¿Se deben subir evidencias en todos los niveles de cada indicador?

 

El primer nivel es el único obligatorio. Los demás niveles dependen del nivel de madurez real de tu empresa.

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No tienes que llegar a todos los niveles ni crear documentos por tratar de lograr un mejor nivel que el que realmente tiene tu organización.  Este es un proceso de mejora continua y mientras más transparente sea tu autodiagnóstico el resultado será más útil para tomar decisiones.

Es mejor quedarse en el nivel que sí puede ser respaldado con evidencia.